Programa Compliance

A Vide Bula, buscando fortalecer e conduzir os seus negócios e suas ações de forma legal, ética e transparente, em alinhamento à sua identidade organizacional, e, ainda, respeitando as leis e os regulamentos aplicáveis, vem implementando um programa de compliance que tem como principal objetivo fornecer diretrizes de conduta e ética específicas com relação aos nossos funcionários, prestadores de serviços, fornecedores e clientes.

Estas informações são divulgadas visando destacar as expectativas da Vide Bula em relação à conduta e ética e à integridade em todos os lugares onde mantemos negócios.

Os padrões adotados são levados muito a sério, inclusive no que diz respeito à aplicação de severas penalidades àqueles que atuarem em desconformidade.

Convidamos você, funcionário, prestador, fornecedor ou cliente, a conhecer nosso Código de Conduta e Ética e se aprofundar nas questões regulatórias e nos princípios éticos da Vide Bula.

Em caso de observância de qualquer violação aos Padrões de Integridade Empresarial da Vide Bula, nosso Código esclarecerá as ações que devem ser implementadas.

Esse trabalho vem sendo desenvolvido e aprimorado em parceria com a Teixeira Martins Consultoria Empresarial.

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1. Introdução

A VIDE BULA, com vistas a mitigar os riscos inerentes ao desempenho de sua atividade comercial, estabelece uma Política de Compliance que reconhece a importância de se adotar um curso de ação bem coordenado e sincrético. Institui, ainda, diretrizes cuja observância, pelo seu corpo funcional, fornecedores, colaboradores, prestadores de serviços e demais entes relacionados direta ou indiretamente com os processos sob a gestão da empresa, é absolutamente imprescindível para o sucesso na implantação de uma cultura de compliance apropriada, sólida, abrangente e, principalmente, eficiente.

2. Introdução

A VIDE BULA, com vistas a mitigar os riscos inerentes ao desempenho de sua atividade comercial, estabelece uma Política de Compliance que reconhece a importância de se adotar um curso de ação bem coordenado e sincrético. Institui, ainda, diretrizes cuja observância, pelo seu corpo funcional, fornecedores, colaboradores, prestadores de serviços e demais entes relacionados direta ou indiretamente com os processos sob a gestão da empresa, é absolutamente imprescindível para o sucesso na implantação de uma cultura de compliance apropriada, sólida, abrangente e, principalmente, eficiente.

3. Princípios

3.1 Para que haja um ambiente eficiente de controle, torna-se imprescindível a difusão da cultura de compliance, que deve ser introjetada e bem assimilada por todo o corpo funcional da VIDE BULA, de forma a promover a sua participação efetiva no monitoramento das atividades desempenhadas pela empresa.

3.2. A VIDE BULA deverá adotar as seguintes práticas:

3.2.1. Todos os riscos de não compliance que possam comprometer o grau de confiabilidade e os objetivos da VIDE BULA devem ser incessantemente identificados, avaliados, controlados e monitorados, para que se evitem reincidências.

3.2.2. As práticas de compliance devem ser continuamente reavaliadas e aprimoradas pela VIDE BULA, com procedimentos apropriados para os riscos mais relevantes identificados.

3.2.3. A VIDE BULA deverá adotar regras e procedimentos voltados a prevenir, coibir e solucionar qualquer problema decorrente da utilização indevida, intencional ou não, para fins ilícitos, de seus recursos por qualquer pessoa, sejam parceiros de negócios, dirigentes ou empregados.

 3.2.4. As deficiências de compliance, sejam elas identificadas pelas próprias áreas, pela auditoria ou por qualquer outra instância de controle, devem ser prontamente reportadas ao nível gerencial adequado, para que sejam devidamente saneadas.

3.3. A gestão dos riscos de não compliance é um processo contínuo e dinâmico, que exige persistência e postura proativa de todos os níveis funcionais, devendo, sempre que operacionalmente possível, serem priorizados os controles preventivos às medidas corretivas.

3.4. O foco do programa de compliance da VIDE BULA deve ser a eficiência dos processos, que devem estar alinhados com os objetivos estratégicos da instituição.

3.5. No processo de construção do programa de compliance considerar-se-á a relação custo-benefício.

3.6. A eficiência de um programa de compliance depende da sinergia entre os diversos elementos da estrutura de controles internos, entre eles:

3.6.1. Pessoas – Constituem um fator primordial para o sucesso do programa de compliance. É fundamental que exista o comprometimento com o ambiente de controle, que sejam adotadas condutas condizentes com o Código de Conduta e Ética da VIDE BULA e que todos sejam tecnicamente capacitados, tanto no que diz respeito às exigências legais, quanto no que tange à complexidade das funções a serem por eles exercidas.

3.6.2. Recursos tecnológicos – Devem ser compatíveis com a complexidade dos controles exigidos, a fim de suportarem o programa de compliance e fornecerem a alimentação necessária.

3.6.3. Canais de comunicação internos – Devem alcançar todos os níveis da VIDE BULA, inclusive os prestadores de serviços.

 3.7. O programa de compliance da VIDE BULA tem como base o ambiente regulatório no qual a empresa está inserida e que deve ser rigorosamente obedecido, abrangendo todos os serviços relevantes por ela prestados.

3.8. A atividade de compliance atua sobre uma estrutura funcional objetiva, condizente com os objetivos da VIDE BULA, com uma clara divisão de de tarefas e funções formalmente instituídas, com o objetivo de minimizar possíveis conflitos de interesse.

3.9. A atividade de compliance depende de um respaldo informativo, que veicule informações fidedignas, tempestivas e cuja publicidade esteja disponível, em formato consistente e em uma linguagem acessível, a toda VIDE BULA.

4. Responsabilidades / Atribuições

4.1. Compete à alta administração da VIDE BULA o desenvolvimento e internalização de uma cultura de compliance que enfatize e demonstre a sua relevância em todos os níveis hierárquicos.

4.2. O corpo gerencial é o responsável pelo cumprimento integral e tempestivo dos itens de compliance estabelecidos pela VIDE BULA, fazendo parte de suas atribuições a implantação, o aprimoramento contínuo e o zelo pela eficácia do cumprimento em conformidade dos serviços prestados pela empresa. É imprescindível o reporte imediato às instâncias superiores das deficiências de compliance, devendo ser feita uma análise das alternativas exequíveis para a efetiva correção do problema e os recursos necessários para tanto.

4.3. O órgão interno ou externo responsável pela função compliance –  Compliance Officer – deve propor à alta administração métodos para a identificação, controle e monitoramento dos riscos de não conformidade inerentes às operações da VIDE BULA. É ele o responsável pelos padrões e pela gestão do ambiente regulatório da empresa.

4.3.1. O Compliance Officer tem o dever de zelar pelos princípios estabelecidos nesta Política e de propor novas diretrizes, sempre que julgar necessário.

4.4. É responsabilidade do Compliance Officer o assessoramento dos gestores quanto à conformidade dos processos da VIDE BULA e sua aderência às normas internas e externas. Cabe aos gestores, no âmbito de suas competências, zelar pela sua adequação.

4.5. A função compliance poderá ser executada por um agente externo contratado, mas sempre em conjunto com a alta administração da VIDE BULA.

5. DISPOSIÇÕES GERAIS

5.1. Este documento tem efeito de norma e será publicado nos canais oficiais de comunicação da VIDE BULA.

5.2. A Política de Compliance da VIDE BULA deve ser disponibilizada a todo o seu corpo funcional – empregados, gerentes e alta administração.

5.3. Novos empregados admitidos devem ser cientificados, no momento da efetivação do contrato de trabalho, sobre a Política de Compliance, bem como novos gestores e dirigentes devem estar cientes dos aspectos relativos à gestão em conformidade quando da sua nomeação.

5.4. A presente Política entrará em vigor a partir da data de sua aprovação pela alta administração.

5.5. A Política de Compliance é parte integrante do Programa de Compliance da VIDE BULA.